CASE STUDY
核銷 30 小時 變 3 小時：
樂都長照的行政自動化之路
高雄市樂都居家長期照顧機構｜70+ 名員工｜2025 年 5 月啟動，月租顧問模式持續合作中
2025 年 5 月起，高雄市樂都居家長期照顧機構（70 餘名員工）與棲數創地工作室合作導入行政自動化：每月核銷作業時間從 30 小時降至 3 小時（降幅 90%），薪資計算錯誤率從 5% 降至 0%，每年節省 324 小時行政時間。
30h → 3h
每月核銷作業時間
5% → 0%
薪資計算錯誤率
324h
每年節省行政時間
機構背景與挑戰
樂都是高雄市的居家長期照顧機構，70 多名員工每月產生大量的服務紀錄、班表與核銷文件。 和許多中小型長照機構一樣，真正的危機不在「缺工」，而在行政工作對專業時間的侵蝕。 轉型之前，機構面臨三類具體困擾：
薪資與津貼計算
津貼級距、績效獎金、特休換薪等多重條件判斷，負責人每月耗費約 30 小時逐筆比對驗證，仍有約 5% 的計算與輸入錯誤，反覆引發員工詢問與爭議。
文件批量製作
收費單、收據、薪資單每月逐筆手工開檔、轉檔、另存、列印，重複性極高，容易出錯與遺漏。
評鑑資料管理
紀錄分散在 Word 檔與紙本、研習證書缺乏統一清單，每逢評鑑前都要臨時動員、逐一核對補漏。
這些問題的共同根源：流程依賴個人的記憶與經驗，而不是可驗證、可追溯的制度規則。
我們怎麼做
STEP 1
流程盤點，排出優先順序
和負責人逐一檢視行政工作，找出「高重複、低創意、容易出錯」的環節，依照「邏輯結構清晰、改善效益容易量化」排定順序——第一個試點就是最痛的薪資與津貼計算。
STEP 2
把腦中的規則寫成系統
把負責人腦中的判斷邏輯一條條寫出來、編成可驗證的規則，再用工具與 AI 影像辨識建立自動化資料流：從資料匯入、薪資批次計算，到薪資單產出與寄送一氣呵成。
STEP 3
人機協作，持續知識轉移
系統承擔規則性計算，負責人專注例外判斷與品質把關——不是被取代，而是被解放。合作過程持續知識轉移，目標是機構自己能看懂、能調整。
數字之外的改變
薪資攤開來算，信任重建
員工對薪資有疑問時，可以直接看到「數字來自哪些資料、套用了什麼規則」。把計算過程攤開來看，比任何口頭保證都更能建立信任。
評鑑資料變成日常副產品
相關業務資料即時記錄、證書由 AI 自動建檔，研習時數達成率、督導需求分布隨時可查——評鑑前的臨時總動員成為過去式。
負責人回到決策者的位置
從每月被資料輸入與核對佔據，到有時間分析人力成本、監督服務品質、規劃留任策略——從忙碌的執行者，回歸有遠見的領導者。
「自動化解放了 27 個小時，讓我終於有空間去思考這個機構真正需要的是什麼。」
— 謝宗都・機構負責人，高雄市樂都居家長期照顧機構